Como aproveitar melhor o Gmail e quais são suas alternativas

Com 3.900 milhões de usuários no mundo, o e-mail do Google continua a ocupar um espaço respeitado e privilegiado no Olimpo das plataformas

Gmail invadiu o mercado em 2009. O novo serviço chegava com toda a força do Google e nem a Microsoft-com o Hotmail desde 1996, agora transformado no Outlook -, o líder absoluto do mercado de E-mail, conseguiu enfrentá-lo. Quatro anos depois, o Gmail já era líder em número de usuários: hoje eles totalizam mais de 1.800 milhões de contas ativas em todo o mundo. Mas a liderança do Google não impediu que novas opções como Zoho ou Proton também surgissem para satisfazer milhões de outros usuários que preferem e-mails alternativos.

Mas além de qual plataforma tem mais usuários, a conclusão é clara: o e-mail continua a ocupar um espaço respeitado e privilegiado no Olimpo das plataformas, apesar do sucesso de plataformas de mensagens instantâneas como WhatsApp, WeChat ou Telegram. Em 2020, o número de usuários globais totalizou 3.900 milhões e está previsto para aumentar para 4.480 milhões em 2024, de acordo com dados e previsões da agência especializada Branch. “O e-mail é o meio de comunicação digital preferido em ambientes profissionais, pelo que a disponibilidade constante através deste canal constitui uma parte significativa da auto-estima profissional, o que pode ser experimentado como um atributo positivo”, explica Jorge Franganillo, pesquisador, professor e autor do livro Gestão de informação pessoal (2018) que dedica alguns capítulos à utilização, vantagens, desvantagens e valor do E-mail.

Quatro truques para otimizar o Gmail
Todas as plataformas têm algumas funções que desconhecemos e que, se as tivéssemos aprendido antes, teriam nos poupado dores de cabeça, tempo e frustrações. O Gmail também tem o seu próprio. Aqui algumas que talvez não conhecesses:

Enviar e-mails sem estar conectado à internet. Sim, é possível. Você pode usar o Gmail off-line para ler, responder e procurar mensagens do Gmail quando não tiver conexão com a internet. Todos os e-mails que você escreve, arquiva, rotula ou exclui enquanto não tiver conexão serão enviados ou movidos quando você se conectar à internet. “Quando você ativa o Gmail Offline em um dispositivo, suas mensagens são sincronizadas com o armazenamento do navegador do computador que você usa”, explicam do Google. Para ativá-lo, siga estas instruções:

No canto superior direito, clique no ícone Configurações.
Vá para a guia off-line e marque a caixa Ativar e-mail off-line.
Dica: ao lado de configurações de sincronização, indique os e-mails de quantos dias você deseja armazenar offline.
Dirija-se à segurança e indique se deseja manter os dados offline no seu dispositivo ou excluí-los.
Clique em Salvar alterações.
Respostas automáticas e rápidas. Se você é daqueles que recebe muitos e-mails, esta é a opção. Você pode ativar as respostas automáticas, o que permitirá que seus receptores saibam que você já recebeu o e-mail e em breve responderá. É também uma estratégia muito eficaz para quando você quer comunicar profissionalismo e imediatismo ou para quando você está de férias e não quer que outras pessoas pensem que você simplesmente não respondeu a elas. Para ativá-las, siga estas instruções:

Clique em Configurações e, em seguida, em Exibir todas as configurações.
Role para baixo, até resposta automática e selecione resposta automática ativada ou resposta automática desativada (se você quiser desativar esse recurso).
Ao ativá-lo, você deve indicar em quais datas você estará fora e adicionar uma mensagem. Em seguida, selecione quem deve receber a resposta
Na parte inferior, clique em Salvar alterações.
Tags para organizar e estruturar sua bandeja. Todos nós fomos vítimas-ou culpados-de uma caixa de entrada desordenada. Milhares de E-mails fechados, a pasta de Spam para estourar, notificações desnecessárias, informações perdidas entre outras informações que pouco interessa, mais spam. Mas evitar tudo isso é relativamente fácil. O Gmail introduziu um recurso chamado tags que serve para classificar seus e-mails por categorias. “As tags são uma versão avançada das pastas antigas: você pode aplicar várias tags a um e-mail e pesquisá-lo posteriormente clicando em qualquer uma delas no painel à esquerda”, explicam do Google. Para ativá-las, siga estas instruções:

Primeiro, você precisa criar um rótulo. Clique em Configurações.
Clique na guia Tags.
Clique em novo rótulo.
Dê um nome ao rótulo e clique em Criar.
Já criado o rótulo, você pode aplicá-lo a um e-mail. Vá para a caixa de entrada.
Nela, marque as caixas ao lado dos E-mails aos quais você deseja aplicar um rótulo.
Clique em tags.
Marque as caixas ao lado dos rótulos que você deseja adicionar e clique em Aplicar.
Dica: os rótulos podem ser coloridos. Faça isso, ajudará você a se organizar melhor. No painel à esquerda, passe o mouse sobre um rótulo e clique em mais. Em seguida, passe o mouse sobre a cor do rótulo e escolha um. A mudança de cor é aplicada instantaneamente a todos os e-mails que tenham esse rótulo.
Adiar e-mails, ou brincar com o futuro. Você pode ter recebido um e-mail agora, mas não tem tempo para vê-lo ou prestar atenção a ele. No entanto, se você deixá-lo passar, você esquecerá que o recebeu e talvez se esconda em sua caixa de entrada, esmagada por outros e-mails vindouros. O Gmail tem uma solução para isso. Você pode adiar um e-mail recebido automaticamente e ele desaparecerá da bandeja. Uma vez que chega a hora indicada – O que você escolher -, você receberá um lembrete sobre o e-mail. Para adiar e-mails, siga estas instruções:

Passe o cursor sobre um e-mail.
No lado direito, clique em adiar.
Em adiar até, indicar até quando você quer adiá-lo. Assim, o e-mail é automaticamente adiado e desaparece da caixa de entrada. Quando chegar a hora indicada, você receberá um lembrete sobre o e-mail.
Dica: para ver todos os e-mails que foram adiados, clique em adiados, na barra lateral esquerda.
Correio Além do Gmail
Mas nem tudo é para todos. O Gmail não gosta de todos os usuários de E-mail e isso é bom porque existem alternativas modernas, úteis e acessíveis para o “anti-Google”. Aqui apresentamos algumas:

Outlook

É o principal concorrente do Gmail. A plataforma da Microsoft oferece serviços muito semelhantes aos da concorrência. Seu principal produto é o Outlook, a conta gratuita de E —mail que inclui um plug— in de segurança e antivírus, 15 GB de armazenamento, versões para uso na web e no aplicativo para Android e iOS e permite 5 GB gratuitos de armazenamento no OneDrive-a nuvem da Microsoft-bem como a utilização de todos os seus serviços do Office em versões web.

Seus outros dois produtos são Microsoft 365 Pessoal, com um custo de 69 euros por ano, e Microsoft 365 Família, com um custo de 99 euros por ano. Ambos incluem 1 terabyte (ou TB, ou seja, 1.000 GB) de armazenamento, criptografia de mensagens, são ad-free, dar a opção de ter nomes de domínio personalizados e plano familiar permite até 6 contas registradas. Uma alternativa um pouco menos conhecida do que as anteriores, mas com muitas funções. Zoho Mail é voltado para as empresas, e tem duas versões. Só que nenhuma é gratuita. A opção Mail Lite oferece um armazenamento de 5GB por usuário com um custo de 0,9 euros por mês ou de 10 GB por usuário com um custo de 1,13 euros por mês. A plataforma permite a transferência de arquivos de até 250 MB, tem aplicativos móveis Android e iOS e acesso a um calendário. Mail Premium é a outra versão. Ele oferece tudo sobre Mail Lite e um pouco mais. A versão Premium conta com 50GB de capacidade de armazenamento, envio de arquivos de até 1GB e sistema de backup, com um custo é de 3,6 euros por mês por usuário. Esta alternativa de E-mail vendeu-se como a opção mais segura do mercado. O segredo está no seu processo de criptografia e criptografia de mensagens. Embora tenha opções de armazenamento muito limitadas, a capacidade de gerenciar, estruturar e organizar a plataforma concorre com os recursos inovadores do Gmail.

Além da conta gratuita, o Proton oferece mais três. A conta Plus custa cinco euros por mês e inclui 5 GB de armazenamento, cinco endereços de E-mail, opção para criar até 200 pastas, um domínio personalizado e todos os recursos de segurança da plataforma. A próxima opção, Professional, custa oito euros por mês e seu pacote Inclui até 5.000 usuários além de vários domínios personalizados. Finalmente, a terceira opção é Visionary com um custo de 30 euros mensais, 20Gb de armazenamento, 50 endereços personalizados e todos os serviços incluídos.

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